How to Proceed when Importing and Exporting Goods from or to the United Kingdom

Brexit

The formal leaving of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland (hereinafter “the United Kingdom” or “UK”) from the European Union began on 31 January 2020. According to the original plan, year 2020 should be so called transition period during which the conditions of the so-called Brexit, including the tax system between these two units. Long discussions and passionate negotiations were expected, but the pandemic of COVID-19 virus has led to major changes in plans and limitations around the whole world as well as in our little European universe.

VAT

Probably the most significant change in terms of VAT starting from 2021 is clearly the change in the position of the United Kingdom from another Member State of the European Union to a so-called third country, meaning, the same principle applies such as for trade with the United States or China. In other words, there will be a change from intra-Community supply and acquisition of goods to export and import, where goods will be subjected to customs procedures. Obligations and changes in reporting are also related to this change. From 2021, transactions from the Czech Republic to the United Kingdom will not be subject to the obligation to submit a European Sales List. On the other hand, there will be also restrictions, for example, within the so-called simplified procedure within the triangular trade etc.

Furthermore, we would like to point out that it will not be possible to claim a VAT refund paid in the United Kingdom (with the exception of Northern Ireland) through the electronic VAT refund portal within the European Union. From 1 January 2021, the institute of tax refund to foreign taxable persons will be used for these tax refunds, assuming, that all specified conditions (according to the provision of Section 83 of the VAT Act) are met. The application for a tax refund must be submitted to the Tax Office for the Capital of Prague (under the conditions set out in Section 83 of the VAT Act).

Northern Ireland and VAT

Regarding the movement of the goods between Northern Ireland and European Union, Northern Ireland, despite Brexit, remains a member of the single internal market and within the customs union (also referred to as a so-called dual regime). On the other hand, services are subject to completely different conditions and in this case, it is necessary to consider Northern Ireland as a third country (i.e. a non-EU member).

Given the above, it is possible to provide and purchase goods under the same conditions as before Brexit, including the tax exemption, etc. In this case, it is possible to apply the new VAT ID code for Northern Ireland “XI”.

As already mentioned, for services, the whole United Kingdom including Northern Ireland is understood as a third country. Regarding this matter, we would like to draw your attention to services provided by a Czech taxpayer and consumed within the territory of the Czech Republic (for more information please see § 9a of Czech VAT Act). For the received services, the Czech Republic remains as the place of performance and thus, the only a change is in the reporting of these services within the VAT return.

Customs

As the United Kingdom is no longer part of the European Union’s single market and customs union as of 1 January 2021, this also has its consequences regarding customs. In terms of trade between the European Union and the United Kingdom, zero duties apply, but only on the condition that the goods are of preferential origin from the UK (or vice versa, from the EU). Therefore, when the goods are imported from the UK, it is more than recommended to require the declaration of the origin of the product from the supplier. The customs procedure will not be avoided in any way, and in the event that the preferential origin is not proved to be from the UK, the normal customs duties according to the EU tariff will apply. Similarly, when exporting goods from the EU to the UK, when in the case of failure to prove the preferential origin, the customs duties will apply according to the UK tariff. Moreover, registration in the REX system is required to issue a declaration of origin. This system provides the right for the so—called self-certification of the preferential origin of goods, and this registration can be processed through the customs administration.

In addition to the above, Brexit also abolishes the obligation to submit INTRASTAT reports for transactions to the United Kingdom and, in many cases, the obligation to register to obtain an Economic Operator Registration and Identification (EORI) number for customs purposes within the European Union.

Due to these newly created customs controls and the associated requirements, there may be an increase in the administrative burden as well as prolongation of customs proceedings.

Date of taxable supply for export

From 1 January 2021, the United Kingdom is considered as a third country, which affects the reporting, among other things also in the context of value-added tax. Export or import occurs in the case of crossing the borders of the customs union, in this case of crossing the borders of the United Kingdom.

For export, in accordance with the Value Added Tax Act, the standard tax document is considered an invoice issued by the supplier of goods (not an export document), and the day of the taxably supply is considered to be the day of exit from the territory of the European Union. However, this could be quite complicated in practice because in many cases, the day of the taxable supply is often not known at the time of issuing the invoice due to the fact that the invoice is issued before the goods are handed over to the carrier and before the so-called customs clearance.

Based on the cooperation of the Chamber of Tax Advisors and the General Finance Directorate, a coordination committee was established, and the result is that one of the following dates may be stated as the day of the taxable supply on the tax document (invoice):

• the day of exit of the goods from the territory of the European Union (in case this date is known at the time of issuing the invoice); or
• the day of delivery, meaning the day when the right to dispose of the goods as the owner was transferred from the supplier to the customer.

In particular, when the goods are delivered (meaning the right to dispose of the goods as the owner is transferred) before the goods leave the territory of the EU, taxpayers may indicate the date of delivery as the date of the taxable supply according to the agreed delivery clause and do not need to wait for the goods to leave the territory of the EU.

Nevertheless, if this situation does not occur and the invoice is issued at a time when the goods have already left the European Union, it is necessary to state the specific date when the goods left the territory of the EU as the date of the taxable supply. At this point, it is important to emphasize that the decision of the customs office on the export of goods to a third country (or other means of proof) is strictly required as evidence for exemption of export. The customs declaration must be submitted electronically and an electronic data message in XML format is a proof of export whereas this message contains a confirmation from the customs office of the exit of the goods from the European Union.

Receiving of service from the United Kingdom and its credit note

By default, the service from another Member state is reported on row 5/6 + 43/44 of the Value Added Tax return and in section A.2 of the Ledger Statement. There is often a situation where the service has been received from another Member State and the price has been subsequently adjusted by a credit note. According to the Czech VAT Act, the credit note should generally follow the original invoice.

After Brexit, the situation may be a little bit more complicated when the position of the state changes. It is, specifically, in cases where the service was received from the United Kingdom, for example during 2020 and properly declared in the VAT return as well as in the VAT Ledger Statement. Throughout the year 2021, ie after Brexit, the price may be adjusted by a credit note. If the adjustment is in accordance with Section 42 of the Czech Value Added Tax Act, the adjustment of the tax base is considered as a separate taxable supply made on the day when the facts decisive for the correction of the tax base were acknowledged.

Therefore, if the tax base was corrected in 2021, it is considered to be a separate taxable supply with a negative tax base and it is necessary to report it in accordance with the situation and valid rules at the time of the decisive date for the tax base correction – meaning 2021. Due to the fact that in 2021 it was already a supplier from a third country, the described correction can be reported on rows 12/13 and 43/44 of the Value Added Tax Return and at the same time in section A.2 of the VAT Ledger Statement.

Postponing of requirements on import and export

Due to the current COVID-19 situation and its influence on basically every aspect of our lives, import and export is not an exception. These difficult conditions would most likely lead to enormous export and import issues between the European Union and the United Kingdom. Because of these reasons, an agreement has been reached between the EU and the UK which allows, from January 2021, postponing customs clearance when arriving to the UK up to 6 months after the import was carried out. In other words, the rules are not fully applied until August 2021.

However, as regards the goods of animal origin, it is a prerequisite to bring forward all the required documents by April 2021.

VAT and EORI registration

The business structures between suppliers and customers are often very complex and Brexit is changing number of established models. However, many companies forget to properly adjust the business model that would take this change into account. Besides the registration to value-added tax, it is also necessary to mention the possible registration of obtaining an EORI code (abbreviation for Economic Operator Registration and Identification).

This code is used for communication with customs offices. Generally, only one code is required within the European Union, nevertheless, Brexit has made the United Kingdom a third country, which leads to the necessity of another registration for acquisition of another, already above mentioned, EORI code. The main reason is the fact that communication with the UK customs offices requires the local EORI administration, which must be set up in the case of customs matters.

Brexit has changed a number of rules that we were used to until the end of the last year. Therefore, we would highly recommend verification of all transactions involving the United Kingdom. The correct and feasible setup of a business from the tax point of view is vital for a long-term and sustainable business.

Also, please note that this article is only for informative purposes and it is not an official statement. However, the tax law may be treacherous and confusing, and therefore in case you have any doubts related to tax issues, do not hesitate to contact us, we will be happy to assist you with your business and provide you with our tax advisory services.

Brexit

Formální výstup Spojeného království Velké Británie a Severního Irska (dále jen „Spojené království“) z Evropské unie započal 31. ledna 2020. Dle původního plánu měl být rok 2020 využit jako přechodný rok, během kterého budou upřesněny a nastaveny podmínky tzv. Brexitu, včetně daňového systému mezi dvěma uvedenými celky. Byly očekávány dlouhé diskuze a vášnivé vyjednávání, avšak kvůli pandemii viru COVID-19 došlo k zásadním změnám plánů a omezením napříč celým světem.

DPH

Asi nejvýraznější změnou z pohledu DPH od roku 2021 je jednoznačně změna postavení Spojeného království z jiného členského státu Evropské unie na tzv. třetí zemi, což znamená, že v tomto případě bude uplatňován stejný princip, jako při obchodování např. se Spojenými státy nebo Čínou. Jinými slovy dojde u přeshraničních transakcí se zbožím ke změně z intrakomunitárního dodání a pořízení zboží na vývoz a dovoz, kdy bude tímto podléhat celním řízením. S touto změnou souvisejí také povinnosti a změny ve vykazování. Od roku 2021 nebude pro transakce z České republiky do Spojeného království platit povinnost podávat souhrnné hlášení. Na druhou stranu dojde k omezení např. v rámci tzv. zjednodušeného postupu v rámci třístranného obchodu, při zasílání zboží atd.

Zároveň nebude možné žádat o vrácené DPH uhrazené ve Spojeném království (s výjimkou Severního Irska) prostřednictvím elektronického portálu pro vrácení DPH v rámci Evropské unie. Od 1.1. 2021 se poté bude za předpokladu všech stanovených podmínek (podle ustanovení § 83 zákona o DPH) pro vrácení daně využívat institut vrácení daně zahraničním osobám povinným k dani. Žádost o vrácení daně je potřeba podat Finančnímu úřadu pro hlavní město Prahu (za podmínek stanovených v § 83 zákona o DPH).

Severní Irsko a DPH

V rámci pohybu zboží mezi Severním Irskem a Evropskou unií zůstává Severní Irsko navzdory Brexitu nadále členem jednotného vnitřního trhu a celní unie (též nazýváno jako tzv. duální režim). Na druhou stranu služby mají zcela jiný režim a pro ně je nutné nahlížet na Severní Irsko jako na třetí zemi (tedy nečlena EU).

V praxi tak dochází k situaci, kdy je možné poskytovat a pořizovat zboží za stejných podmínek jako před Brexitem včetně osvobození apod. V takovém případě je možné aplikovat nový kód VAT ID pro Severní Irsko „XI“.

Jak již bylo řečeno, pro služby je chápáno celé Spojené království včetně Severního Irska jako třetí země. V tomto kontextu je nutné si dát pozor na služby poskytnuté českým plátcem daně a spotřebované na území České republiky (viz § 9a ZDPH). U přijatých služeb i nadále zůstává místem plnění Česká republika a dochází tak pouze ke změně vykazování v rámci DPH přiznání.

Clo

Vzhledem k tomu, že od 1. 1. 2021 již Spojené království není součástí jednotného trhu a celní unie EU, má to své dopady také v oblasti cla. V případě obchodu mezi Evropskou Unií a Spojeným královstvím se uplatňují nulová cla, ovšem pouze pod podmínkou, že zboží je prokazatelně preferenčním původem z UK (případně naopak, z EU). Proto, v případě, že se jedná o dovoz zboží z UK, je více než doporučeno požadovat od dodavatelů deklaraci o původu jejich výrobků. Celnímu řízení se totiž zboží ani tak nevyhne a v případě neprokázání skutečnosti a nedoložení příslušných dokumentů, že je zboží preferenčním původem z UK, uplatní se běžné celní sazby dle EU sazebníku. Obdobně to platí v opačném případě při vývozu zboží z Evropské unie do Spojeného království, kdy v případě neprokázání preferenčního původu dojde k uplatnění celních sazeb dle sazebníku UK. Pro vystavení deklarace o původu zboží je ovšem nutná registrace v systému REX. Jedná se o systém, který poskytuje právo na tzv. autocertifikaci preferenčního původu zboží, přičemž tuto registraci lze vyřídit prostřednictvím celní správy.

Mimo výše uvedené znamená Brexit pro společnosti obchodující s obchodními partnery v Spojeném království také zánik povinnosti podávat hlášení INTRASTAT pro transakce směřující do Spojeného království a v mnoha případech povinnost nutnost získání tzv. EORI čísla (Economic Operator Registration and Identification).

Tyto nově vzniklé celní kontroly a náležitosti s nimi spojené tak mohou vést ke zvýšení administrativní zátěže a s ní souvisejícím delším lhůtám při celních řízeních.

Den uskutečnění zdanitelného plnění u vývozu

Od 1. ledna 2021 se stává Spojené království třetí zemí, což má vliv na správnost vykazování mimo jiné také v rámci daně z přidané hodnoty. Přechod hranic Spojeného království znamená přechod hranic celní unie, z čehož plyne, že dochází k exportu nebo importu.

U vývozu se obecně za daňový doklad v souladu se zákonem o dani z přidané hodnoty považuje standardní daňový doklad, tedy klasická faktura vydaná ze strany dodavatele zboží (ne vývozní dokument) a za den uskutečnění plnění se považuje den výstupu zboží z území Evropské unie. Tento den však v praxi není často znám v době vystavení faktury, protože je vystavována ještě před předáním zboží dopravci a před tzv. vyclením.

Na základě spolupráce Komory daňových poradců a Generálního finančního ředitelství vznikl koordinační výbor, jehož výsledek je, že na daňovém dokladu (faktuře) může být u vývozu uveden jako den zdanitelného plnění jedno z následujících dat:

• den výstupu zboží z území Evropské unie (pokud je v době vydání faktury znám); nebo
• lze za den uskutečnění zdanitelného plnění považovat den dodání, tedy den, kdy došlo k převodu práva nakládat se zbožím jako vlastník z dodavatele na odběratele.

Zejména tedy v situaci, kdy dochází k dodání zboží (tedy k převodu práva nakládat se zbožím jako vlastník) dříve, než nastane výstupu zboží z území EU, mohou plátci uvádět na daňový doklad jako den uskutečnění zdanitelného plnění datum dodání dle sjednané dodací doložky a nemusí čekat až zboží vystoupí z území EU.

Nicméně, pokud tato situace nenastane a k vystavení faktury dochází až v době, kdy zboží již vystoupilo z Evropské unie, je potřeba uvést jako datum uskutečnění zdanitelného plnění právě datum výstupu zboží z území Evropské unie. Zde je potřeba zdůraznit, že jako důkazní prostředek pro osvobození vývozu je striktně vyžadováno rozhodnutí celního úřadu o vývozu zboží do třetí země (případně jiné důkazní prostředky). Přičemž celní prohlášení je třeba podávat elektronicky a důkazním prostředkem o uskutečnění vývozu je elektronická datová zpráva ve formátu XML, která obsahuje potvrzení celního úřadu o výstup zboží z Evropské unie.

Přijetí služby ze Spojeného království a její dobropis

Služba z jiného členského státu je standardně vykazována na řádku 5/6 + 43/44 daňového přiznání k dani z přidané hodnoty a v sekci A.2 kontrolního hlášení. Často dochází k situaci, kdy služba byla přijata z jiného členského státu a následně došlo k úpravě ceny ve formě dobropisu. V takovém případě by dobropis měl sledovat osud původní faktury.

S ohledem na uskutečněný Brexit může dojít ke zkomplikování situace při změně postavení státu. Jde zejména o případy, kdy byla služba přijata ze Spojeného království např. během roku 2020 a náležitě vykázána v přiznání k dani z přidané hodnoty a také v kontrolním hlášení. Během roku 2021, tedy po Brexitu může dojít ke snížení ceny vydáním dobropisu. Pokud jde o úpravu v souladu s § 42 zákona o dani z přidané hodnoty, je oprava základu daně považována za samostatné zdanitelné plnění uskutečněné dnem, kdy nastaly skutečnosti rozhodné pro provedení opravy základu daně.

Pokud tedy k opravě základu daně došlo až v roce 2021, jde o samostatné zdanitelné plnění se záporným základem daně a je nutné jej vykázat v souladu se situací a pravidly platnými v okamžik data rozhodného pro provedení opravy základu daně – tedy v roce 2021. Vzhledem k tomu, že v roce 2021 šlo již o dodavatele ze třetí země, popisovanou opravu lze vykázat na řádcích 12/13 a 43/44 daňového přiznání a současně v oddíle A.2 kontrolního hlášení.

Požadavky na import a export posunuty

Aktuální situaci způsobená virem COVID-19 má vliv prakticky na vše včetně importu a exportu. Tyto ztížené podmínky by s největší pravděpodobností vedly k enormním problémům při exportu a importu mezi Evropskou unií a Spojeným královstvím. Z těchto důvodů vznikla dohoda mezi jmenovanými subjekty, která umožňuje posun vyřízení celní náležitostí při příjezdu do Spojeného království o 6 měsíců po dovozu od ledna 2021. Jinými slovy, pravidla v plném rozsahu platí až od srpna roku 2021.

Zde je však pro úplnost nutné doplnit, že pro zboží živočišného původu je nutno doložit všechny potřebné náležitosti již od dubna 2021.

Registrace k DPH a EORI  

Obchodní struktury mezi dodavateli a odběrateli bývají často složité. Brexit mění řadu zajetých modelů a mnoho společností zapomíná na náležitou úpravu business modelu, která by tuto změnu zohlednila. Mimo registraci k registraci v rámci daně z přidané hodnoty je potřeba zmínit také možnou registraci pro získání již výše zmíněného EORI identifikátoru (zkratka pro Economic Operator Registration and Identification).

Tato registrace slouží pro komunikaci s celními úřady a v rámci Evropské unie je dostačující pouze jedna tato registrace. Brexit však udělal ze Spojeného království třetí zemi, což může vést k nutnosti další registrace. Hlavním důvodem je skutečnost, že pro komunikaci s celní správou Spojeného království je nutná tamní EORI registrace, kterou je v případě celních záležitostí nutné zřídit.

Jak vyplývá z textu uvedeného výše, tak Brexit změnil řadu pravidel, na která jsme byli zvyklí. Vřele bychom proto doporučovali ověření všech transakcí, ve kterých vystupuje Spojené království. Správné a vhodné nastavení obchodního modelu z pohledu daní je důležitým aspektem pro dlouhodobě udržitelného podnikání.

Zároveň bychom Vás také rádi upozornili, že tento článek je pouze informativního charakteru a nejedná se o odborné stanovisko či oficiální vyjádření. V případě jakýchkoliv nejasností týkajících se správnosti nastavení obchodni transakce a navazujících daňových otázek jako je např. vznik stálé provozovny nebo správného přiřazení dopravy, Vám samozřejmě rádi poskytneme naše daňové služby.